Trello es de las herramientas más fáciles para organizar el trabajo de un equipo con tableros y tarjetas. El problema llega cuando el equipo crece: su plan gratuito tiene un límite de colaboradores y de tableros, y a partir de ahí pagas por cada persona, cada mes. Si estás buscando alternativas a Trello gratis, aquí tienes las que de verdad valen la pena en 2026, tanto en la nube como para instalar en tu propio servidor.
Hace unos años, en el grupo empresarial donde trabajo, pasamos seis meses probando alternativas cuando el equipo superó lo que Trello gratis nos permitía. Esta guía mezcla esa experiencia con el estado actual de cada herramienta, porque varias cambiaron mucho desde entonces.
Los límites del plan gratis de Trello
Antes de cambiar, vale la pena saber exactamente dónde se queda corto. Hoy el plan gratuito de Trello incluye:
- Hasta 10 colaboradores por espacio de trabajo. Si invitas a la persona número 11, los tableros pasan a modo de solo lectura hasta que pagues.
- Hasta 10 tableros por espacio de trabajo.
- 250 ejecuciones de automatizaciones al mes.
- Archivos de hasta 10 MB.
Para una persona sola o un equipo pequeño, sigue siendo un muy buen plan. Si ya chocaste con alguno de esos límites, sigue leyendo.
Alternativas a Trello en la nube (sin instalar nada)
Son las más fáciles: creas tu cuenta y empiezas a trabajar. A cambio, tus datos viven en los servidores de otra empresa y los límites del plan gratuito los decide ella.
1. ClickUp
Su plan gratuito permite miembros ilimitados, que es justo el límite que más duele en Trello. Tiene vistas de tablero, lista, calendario y documentos. Su único problema es el exceso de opciones: al principio abruma, así que te recomiendo empezar solo con la vista de tablero.
Ideal para: equipos que crecieron y no quieren pagar por persona.
2. Notion
No es solo un gestor de tareas: es un espacio donde combinas tableros, documentos, bases de datos y wikis. Si tu equipo necesita tener los procesos y las tareas en el mismo lugar, Notion es muy potente.
Ideal para: equipos que documentan mucho y quieren todo en un solo sitio.
Alternativas a Trello open source para instalar en tu servidor
Aquí está el verdadero ahorro: no pagas por usuario, los datos son tuyos y nadie te cambia las condiciones. A cambio, alguien de tu equipo tiene que instalarlas, mantenerlas actualizadas y hacer copias de seguridad. Casi todas se instalan con Docker, una herramienta que empaqueta el programa con todo lo que necesita para funcionar.
3. Planka
Es la más parecida a Trello en la experiencia diaria: proyectos, tableros, listas, tarjetas, etiquetas, listas de verificación, comentarios y adjuntos, con cambios en tiempo real. Además, importa tus tableros desde Trello.
Ideal para: equipos que quieren seguir trabajando como en Trello, pero en su propio servidor.
4. Vikunja
Va más allá del tablero: tiene vistas de lista, calendario, Gantt y tablero, tareas recurrentes y recordatorios. Se siente más como una mezcla entre Todoist y Trello, y consume muy pocos recursos.
Ideal para: equipos que manejan muchas tareas con fechas y quieren algo liviano.
5. Kanboard
Es minimalista y muy liviano: funciona incluso en servidores pequeños. Tiene límites de trabajo en curso, carriles, automatizaciones y plugins. Su interfaz es la menos moderna de la lista y está pensada para computador, pero es rápido y estable.
Ideal para: equipos técnicos que valoran la velocidad por encima del diseño.
6. Wekan
Es uno de los clones de Trello más antiguos y más completos, con importación directa desde Trello. Fue la herramienta que más usamos en nuestras pruebas. La interfaz se parece mucho a Trello, pero en su momento nos dio problemas con notificaciones y tiempos de carga, y hoy sigue siendo la que más memoria consume de esta lista.
Ideal para: equipos que quieren el parecido más cercano a Trello y tienen un servidor con buena memoria.
7. Taiga o Plane
Si tu equipo trabaja con metodologías ágiles (sprints, backlog, historias de usuario), Taiga y Plane son más completos que un tablero simple. Plane, en particular, se ha vuelto muy popular como alternativa open source a Jira.
Ideal para: equipos de desarrollo de software o producto.
Una que ya no te recomiendo: Focalboard
Durante un tiempo fue una buena opción, pero su versión independiente lleva más de dos años sin una nueva versión y su propio repositorio busca a alguien que lo mantenga. No empezaría un proyecto nuevo con ella.
Cómo elegir la mejor alternativa a Trello para tu equipo
- ¿Tienes a alguien que mantenga un servidor? Si la respuesta es no, quédate en la nube: ClickUp o Notion. Una herramienta instalada sin mantenimiento termina siendo un problema de seguridad.
- ¿Cuántas personas van a usarla? Si son más de 10 y no quieres pagar por usuario, una herramienta open source te ahorra mucho dinero cada mes.
- ¿Qué tan parecido a Trello lo necesitas? Para que el equipo no sienta el cambio: Planka o Wekan. Si quieres aprovechar para ordenar mejor el trabajo, Vikunja o Plane.
- Haz una prueba real. Elige dos opciones, móntalas con un proyecto de verdad durante dos semanas y deja que el equipo vote. Lo que se ve bien en una demo no siempre funciona en el día a día.
Cómo migrar tus tableros desde Trello
- Exporta tus tableros desde el menú de cada tablero en Trello, en formato JSON (un archivo con todos los datos del tablero).
- Importa ese archivo en la herramienta nueva. Planka y Wekan lo permiten directamente, y las herramientas en la nube tienen sus propios asistentes de importación.
- Revisa adjuntos y miembros. Los archivos y los usuarios no siempre se importan completos, así que conviene revisar los tableros más importantes uno por uno.
- Define una fecha de cambio y archiva los tableros de Trello ese día, para que nadie siga trabajando en los dos lugares.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la alternativa a Trello más parecida?
Planka y Wekan son las más parecidas en la forma de trabajar con tableros y tarjetas. Planka tiene una interfaz más moderna y Wekan más funciones, aunque consume más recursos.
¿Cuál es la mejor alternativa a Trello gratis en la nube?
ClickUp, porque su plan gratuito no limita la cantidad de miembros. Notion es la mejor opción si además necesitas documentar procesos.
¿Las herramientas open source son seguras?
Sí, siempre que las mantengas actualizadas, uses contraseñas fuertes y hagas copias de seguridad. El riesgo no está en que sean open source, sino en instalarlas y olvidarte de ellas.
¿Necesito un servidor potente?
No. Kanboard y Vikunja funcionan en servidores muy pequeños. Wekan es la que más memoria necesita de esta lista.
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